Pengenalan

Konsep Automasi Pusat Sumber

"One of the functions of automated library systems is to provide management information to aid in decision making. The increase in size and complexity of library operations means that managers need an affective system to sumplement information gained through direct observation. Management information generated by automated library systems in collection development, acquisitions and serials, cataloging, the online catalog, and circulations."

Definisi:

Sistem automasi pusat sumber/perpustakaan sistem pengurusan :

"the library’s files in a common database which is accessible through a common protocol and command language. The integrated system supports circulation, acquisitions, and cataloging activities, and for management’s use generates reports for each of these activities."

• "to support day-to-day library operations" dan,
• "to provide managers with useful information to aid in decision making"

Perkhidmatan yang ditawarkan oleh perpustakaan telah bertambah dengan pantas seiring dengan perkembangan teknologi. Perkembangan ini menyebabkan pertambahan dari segi saiz dan kerumitan operasi perpustakaan. Lantaran itu kebanyakan pengurus perpustakaan memerlukan sistem yang efektif untuk mendapatkan maklumat tambahan. Pengurusan yang berkesan adalah dari maklumat yang baik, dalam ertikata pengurusan sebagai fungsi interpretasi maklumat untuk membuat keputusan.

Adalah penting untuk ditegaskan perbezaan antara data dan maklumat. Data tidak lebih merupakan susunan petikan fakta-fakta, sementara maklumat merupakan interpretasi fakta yang bermakna berpunca dari data. Komputer berupaya memproses sejumlah data yang besar dan berulang-kali. Walau bagaimanapun adalah penting memastikan supaya kos pengumpulan dan menganalisa data tidak melebihi dari kepentingan maklumat itu sendiri.

Carol Pitts Hawks membahagikan laporan yang dihasilkan dari sistem automasi perputakaan t dalam empat kategori: laporan statistikal, laporan luar biasa (exception reports), laporan atas permintaan (on-demand) dan laporan jangkaan (predictive).

Laporan Statistikal:

Dua kelebihan penggunaan automasi untuk penyusunan statistik ialah peningkatan kebolehpercayaan number-number (data); dan kekurangan staf untuk menyusunnya dalan jangkamasa cepat.

Maklumat statistikal melalui automasi adalah lebih terperinci dan boleh juga dibuat dalam bentuk ringkasan. Ianya bukan saja boleh menjelaskan data akvitivi peminjaman dan pemulangan bahan, malah boleh mengelaskan contohnya dalam bentuk jangka masa dan lokasi, jumlah bahan yang diperolehi, dipinjaman dan dikatalog. Laporan statistikal juga menyediakan maklumat berdasarkan faktor masa, nisbah dan peratusan, contohnya peratus peminjaman dalam satu bulan.

Laporan Luar Biasa (Exception reports)

Laporan luar biasa di dalam sistem automasi merupakan laporan tentang sesuatu yang diluar dari parameter biasa. Contohnya senarai buku-buku yang tidak atau tertinggal semasa katalog. Biasanya proses mengkatalog bahan-bahan berdasarkan jangkamasa yang ditetapkan. Sekiranya proses ini berlalu tanpa memenuhi jangkasama ini, maka bahan-bahan tersebut akan kelihatan di dalam laporan luar biasa ini. Bahan-bahan yang gagal dikatalog akan kekal berada di dalam laporan sehingga masalah pengkatalogan diselesaikan.

Laporan Atas Permintaan (On-Demand Report)

Ciri biasa dalam laporan atas permintaan ialah tindakbalasnya atas permintaan tertentu, contohnya berapa banyakkah buku dalam kelas 200 dalam sirkulasi.

Laporan begini merupakan ciri-ciri yang terdapat dalam sistem perpustakaan bersepadu.

Laporan Jangkaan (Predictive Report)

Laporan ini menyediakan maklumat bagaimana perkembangan perpustakaan berbanding dengan tahun-tahun terdahulu, apakah bentuk yang akan muncul, bahagian manakah pertumbuhan yang pesat dan bagaimanakah perhubungan dengan perpustakaan-perpustakaan dalam kategori yang sama dan sebagainya. Sebagai contoh, peningkatan pinjaman antara perpustakaan diketahui meningkat 45 peratus, tetapi apakah penyebab kepada peningkatan ini, sama ada keberkesanan perkhidmatan, yuran yang bersesuaian atau peningkatan dalam perolehan baru. Dengan laporan ini, maka pihak pengurusan atas dapat membuat keputusan akan langkah-langkah yang akan diambil. Walau bagaimanapun, perlu disedari sistem ini tidak membuat sebarang keputusan; ia hanya menyediakan garispanduan dan data yang pihat pengurus perlu membuat keputusan.

Sistem Automasi Perpustakaan

"the greatest potential for management information from automated systems lies in the control and planning of individual subsystems. Automated subsystems provide the capability for a kind of analysis of operations never before feasible by an over-worked library staff."

Bahagian Koleksi

Satu matlamat bahagian koleksi ialah menyediakan bahan-bahan dalam bentuk bersesuaian untuk keperluan pengguna. Oleh itu bahan maklumat adalah penting untuk meningkatkan bahagian koleksi dan maklumat sejauhmana bahan-bahan yang ada digunakan. Melalui sistem automasi, pihak pengurusan dapat membuat keputusan seperti hasil dari analisis sirkulasi data/bahan koleksi.

Bahagian Perolehan/Serials

Perolehan bahan merupakan aspek yang penting dalam pengurusan perpustakaan. Bahan-bahan boleh diperolehi secara pembelian, hadiah ataupun pertukaran. Walaupun begitu proses perolehan bahan ini amat rumit dan mempunyai tatacara yang tersendiri dan terkawal. Sistem automasi telah memberi sumbangan yang besar dalam meningkatkan perkhidmatan dan keefeksian operasi perolehan ini.

Pengurusan kewangan dalam aspek perolehan bertambah mudah dengan sistem automasi. Laporan kewangan dapat dibuat segera. Kadar pertukaran asing telah lama menjadi masalah kepada bahagian ini. Tetapi kini, harga dapat dimasukkan dengan matawang asing dan sistem automasi akan menukarkan secara automatik mengikut nilai matawang negara. Demikian juga jika berlaku perubahan kepada nilai matawang semasa.

Sistem automasi membolehkan penyimpanan rekod-rekod invoice pembelian dari tahun ke tahun. Ini dapat membantu pengurus membandingkan harga dan akaun sebelum dan semasa.

Laporan rekod sesuatu vendor seperti purata kos pesanan, peratus diskaun, tarikh pengantaran, jumlah tuntutan dan pembatalan pesanan juga penting kepada pihak pengurusan. Kepentingan rekod ini kepada pihak pengurusan ialah semasa membuat pesanan pembelian baru dan memastikan punca pembekal yang sesuai.

Kawalan pesanan juga mudah dibuat melalui automasi contohnya, judul-judul yang tidak diterima dalam jangka masa yang ditetapkan boleh disenaraikan dan diperiksa oleh kakitangan. Pembatalan atau tuntutan balik dapat dibuat secara automatik dengan pengeluaran surat-surat rasmi untuknya.

Penggunaan sistem perolehan melalui automasi telah digunakan meluas dan ianya memudahkan bukan saja pihak pengurusan malah memudahkan juga pihak vendor dalam pembekalan bahan-bahan ke perpustakaan.

Pengkatalogan

Proses pengkatalogan dapat dibuat dengan mengikut format yang ditetapkan – "machine readable record". Bahan-bahan dikatalog disimpan dalam pangkalan data. Dalam usaha untuk memenuhi kualiti dan kesahan data, perpindahan rekod perlu melalui beberapa peringkat semakan. Rekod yang tidak memenuhi format akan dipaparkan/dicetak untuk dibetulkan dan dimasukkan kembali ke dalam pangkalan data.

Katalog Atas Talian (OPAC)

Katalog merupakan kunci kepada koleksi perpustakaan, dan menguasai kegunaannya dapat memahami penggunaan perpustakaan. Katalog Atas Talian memudahkan pengguna dalam usaha mencari maklumat yang dikehendaki dengan cepat dan mudah. Berbanding dengan penggunaan kat katalog, proses pencarian katalog atas talian lebih menjimat masa khususnya pihak pengurusan. Melaluinya rekod statistik pencarian bahan mengikut jam pada satu-satu terminal, berapa ramai pengguna, jenis carian sama ada carian pengarang, judul atau perkara, dan aktiviti lain mudah dikesan.

Sirkulasi.

Kawalan sirkulasi adalah berkaitan dengan proses peminjaman, pemulangan, tempahan dan pengenalpasti bahan yang melebihi tarikh pinjaman. Perisian yang direkabentuk untuk proses sirkulasi perlulah ada ciri-ciri untuk cetakan dan kawalan kewangan. Aspek pengurusan maklumat yang berkaitan dengan pengenalan dan katagori bahan, ketagori pembaca dan aktiviti pinjaman pulangan merupakan unsur yang terdapat dalam kawalan ini.

Kebanyakan sistem terdapat kemudahan laporan operasi harian yang menyediakan maklumat tentang semua proses pinjaman pulangan semasa dan selepas, dan statistik untuk segala aktiviti sirkulasi. Kakitangan perpustakaan boleh mengambil tindaksusul yang segera dan mengawasi aktiviti sirkurlasi hasil dari laporan yang dikeluarkan kerana sistem automasi dapat menganalisis dan mengenalpasti waktu-waktu sibuk kerana kebanyakan laporan sikurlasi boleh dibahagikan dalam bentuk jangka masa satu-satu jam.

Aktiviti peminjaman juga mudah diteliti. Maklumat disediakan termasuklah status peminjam sama ada menjadi ahli yang sah atau telah tamat, pinjaman yang telah lewat tempoh pulangan, maklumat lengkap tentang identiti peminjam dan beberapa lagi ciri-ciri lain.

Kemudahan tempahan juga merupakan disepadukan dalam sistem sirkulasi automasi khususnya untuk tujuan akademik. Ia direkabentuk untuk memberi maklumat sama ada bahan ditempat telah dipinjam atau tidak.

Sirkulasi automasi juga membolehkan pustakawan untuk mengawasi bahan-bahan dengan lebih dekat, terutamanya bahan yang dilaporkan hilang. Bila sesuatu bahan dilaporkan hilang maka sistem akan segera dikemaskinikan. Laporan status kehilangan seperti sebab-sebab kehilangan dan jangka masanya akan dikeluarkan untuk memudahkan pencarian kembali bahan tersebut. Demikian juga tuntutan ganti rugi segera dapat dikeluarkan. Jika bahan telah dijumpai, pengembalian wang ganti rugi dapat dibuat dengan cepat.

Jika dalam masa tertentu bahan tidak dijumpai, maka ianya akan diistiharkan hilang kekal. Ia akan dikeluarkan dari sistem sirkulasi dan sistem kataloging sepenuhnya. Senarai bahan hilang kemudiannya diserah kepada bahagian koleksi mendapatkan gantian.

Polisi denda merupakan ciri umum dalam semua perpustakaan, dan sering menimbulkan masalah seperti rekod denda, jumlah, dan status ahli. Sistem automasi mempunyai ciri-ciri khusus untuk menangani masalah yang berkaitan dengan aspek denda dan pengeluaran bil. Sebagai tambahan ia juga dapat mengenalpasti untuk menggantung keahlian ahli yang gagal membayar denda dan yang mempunyai jumlah denda yang tertentu.

Penutup

Satu aspek penting dalam kebanyakan sistem automasi perpustakaan ialah kebolehan/kemudahannya mengeluarkan maklumat tentang bagaimana sistem tersebut digunakan. Automasi membolehkan sejumlah data yang besar dapat digunakan secara serentak oleh pihak pengurusan. Tujuan utama penggunaan automasi ialah untuk membantu pihak pengurusan dalam mengenalpasti dan menempatkan sumber, kemudahan pemilihan dan maklumat-maklumat yang berterusan.

Ke Laman Utama