Pemilihan dan Penilaian Sistem Pengautomasian Pusat Sumber

1. Pengenalan

Usaha untuk melengkapkan pusat sumber dengan suatu sistem pengautomasian yang berkualiti tinggi adalah matlamat unggul bagi setiap pustakawan. Namun ianya bukanlah suatu proses yang mudah seperti yang disangkakan. Kesilapan memilih dan membeli sesuatu sistem itu akan mengakibatkan timbulnya berbagai-bagai masalah kemudian hari. Apatah lagi harga sesuatu sistem itu bukanlah murah. Justeru itu amatlah wajar bagi setiap pustakawan memiliki kemahiran dan pengetahuan yang luas dan lengkap mengenai selok-belok menilai dan menganalisa sistem pengautomasian yang bakal dibeli dengan serius.

2. Tujuan Memilih dan Menilai

Tujuan utama membuat penilaian pembelian sistem automasi pusat sumber ini ialah untuk memilih suatu sistem yang paling sesuai dan yang dapat memenuhi segala keperluan spesifik sesebuah pusat sumber itu. Di samping itu ia juga dapat mengelakkan berlakunya pembaziran wang, tenaga, masa, ruang dan salah fahan terhadap fungsi sesustu sistem yang dipasarkan oleh pembekal (Ab. Rahim & Ismail, 1982).

3. Jawatankuasa Penilai

Sebuah jawatankuasa khas penilai perlu dibentuk untuk mengesahkandan mengawai proses penilaian dibuat. Jawatankuasa ini dianggotai oleh jawatankuasa induk pusat sumber yang dikawal selia oleh jawatankuasa tender sekolah, dan beberapa ahli profesional dalam bidang pengautomasian. Mereka ini terdiri daripada ; konsultan bebas, direktor-direktor projek atau jawatankuasa bertugas yang mahir dalam bidang pengkomputeran, pengautomasian dan kepustakawanan.

4. Kriteria Sistem Automasi Pusat Sumber Sekolah

1. Kesahihan data
2. Tahap keselamatan
3. Kaedah akses menu (Global Inter-change)
4. Mesej bantuan
5. Penjanaan surat/mel
6. Kod palang dan label tulang buku
7. Format katalog
8. Antaramuka dengan pangkalan data luar

4. Jenis-Jenis Perisian Sistem Dalam Pasaran
1. ATLAS
2. Dynix Automated Library System
3. Techlib Plus
4. Columbia Library System (CLS)
5. VTLS & Micro-VTLS
6. DOBIS/LIBIS
7. Bibliographical Library System (BLS)
8. Multilis
9. URICA
10. SISPUKOM
11. GEAL
5. Proses Perolehan Sistem

Menurut Indahshah (1995) proses perolehan sistem adalah seperti berikut:

1. Menyediakan keperluan perisian
2. Mengenalpasti perisian yang dapat memenuhi keperluan PSS
3. Menyediakan keperluan perkakasan
4. Menghantar 'Order Request' (O/R) kepada pembekal dengan menyatakan keperluan perkakasan dan perisian
5. Mengendalikan penilaian ke atas perkakasan dan perisian
6. Melaksanakan prosedur pembelian perkakasan dan perisian
7. Menguruskan kontrak dengan pembekal
6. Proses Penilaian Sistem Automasi

1. Baca dan nilai kertas-kertas cadangan 'Request for Proposal' (RFP) daripada semua pembekal
2. Bandingkan rupabentuk sistem yang dipasarkan/ditawarkan dengan keperluan spesifik PSS
3. Jemput pembekal untuk berbincang mengenai proposal
4. Hadir sesi demonstrasi sistem
5. Uji rupabentuk sistem yang tidak didemonstrasikan
6. Berbincang dengan pengguna-pengguna lain.

• Membaca semua proposal yang dihantar oleh pembekal dengan teliti termasuk notakaki dan catatan halus

• Catatkan semua pernyataan yang kurang jelas dan kurang difahami ketika meneliti proposal-proposal tersebut.

• Elakkan daripada terpengaruh dengan tekanan luar seperti pujukkan, tawaran yang tiada kaitan dengan sistem, politik, perhubungan peribadi dan seumpamanya.

• Pastikan kertas proposal itu disediakan dengan cermat, lengkap dan memenuhi keperluan PSS

• Pastikan bentuk sistem dalam RFP menepati O/R.

• Kenalpasti keperluan PSS yang tidak dimasukkan dalam RFP terutama sekali elemen-elemen yang penting

• Dapatkan keterangan lanjut daripada pembekal jika perlu sama ada melalui surat atau pertemuan secara langsung.

• Tujuan utama perjumpaan adalah untuk mendapat taklimat dan penerangan lanjut mengenai isu-isu yang kabur dalam proposal dan berunding dalam perkara-perkara yang memerlukan tawar menawar antara kedua-dua pihak

• Berunding untuk memnuhi keperluan sistem PSS yang masih belum cukup jelas dengan kos yang telahdinyatakan dalam RFP

• Pastikan pegawai teknikal kedua-dua pihak hadir sama untuk membincang soal-soal yang berkaitan dengan teknikal perkakasan dan perisian sistem

• Sebarang keputusan yang dicapai semasa perbincangan hendaklah ditulis secara formal dengan jelas serta disahkan oleh kedua belah pihak untuk peringatan dan tindakan sewajarnya.

1. Kakitangan terlatih yang mampu mendemostrasikan sistem dengan baik dan menjawab soalan-soalan praktikal.
2. Dokumen-dokumen yang relevan
3. Sistem yang sama seperti dalam O/R
4. Sesi latihan pengendalian sistem

• Kos - semasa dan akan datang

• Perkakasan

• Daripada pengeluar yang terkenal?
• Berkualiti?
• Pembekal adalah wakil/pengedar sebenar?

Penyenggaraan daripada pakar?
• Kadar MTBF (Mean Time Between Failure)?

• Perisian

• Menggunakan bahasa standard?
• Sistem operasi standard?
• Bentuk sokongan berkualiti?
• Sistem sudah dicuba dan diuji?
• Program perisian mudah diperolehi walaupun syarikat pembekal ditutup?
• Mempunyai sistem keselamatan dan 'back-up' jika berlaku kerosakan?
• Keupayaan 'hard copy output' termasuk COM?

• Kemampuan membesar

• Berupaya berkembang seiring dengan PSS?

• Keupayaan

• Sistem berupaya membaca sistem lain?
• Data yang sedia ada boleh dibaca oleh sistem?
• Siapakah yang bertanggungjawab melakukan sebarang penukaran spesifikasi dan program sedia ada?
• Perlu kepada kos tambahan?
• Bar kod sekarang boleh terus digunakan atau perlu kepada perubahan?

• Jangka masa respon

• Kemampuan mengendalikan rangkaian (Network)

• Skim latihan

• Latarbelakang dan status syarikat pembekal

• Dokumentasi

• Hubungi pengguna-pengguna lain.

• Melawat ke tempat-tempat yang mempunyai sistem yang sama

• Tanya pendapat dan pandangan lebih daripada seorang kakitangan di tempat-tempat yang dilawati.

• Berhati-hati ketika melawat ke tempat yang dicadangkan oleh syarikat pembekal.

7. Teknik-Teknik Penilaian Lain

1. Teknik Pemberatan Skor

• Markah diberi bagi setiap bentuk sistem yang dibekalkan
• Pembekal yang mendapat markah tertinggi akan dipilih

1. Teknik Penentuan Kos

• Penentuan pembelian berdasarkan kos termurah
• Kos termurah hendaklah dilihat daripada rekod dan tempoh berurusan selama 5 hingga 7 tahun
• Perhatian yang mendalam dan teliti harus dibuat ke atas tawaran yang murah keranan pembekal mungkin hanyaj mengenakan bayaran ke atas item-item asas sahaja dan tidak mengambil kira aspek-aspek lain yang sama juga pentingnya dengan sistem itu sendiri

1. Teknik 'Bench-marking'

• Memerlukan pembekal membuktikan kemampuan sistem berdasarkan jangka masa respon yang ditetapkan.
• Ujian kemampuan sistem dijalankan/diuji ke atas satu sample yang disediakan.

8. Perhubungan dengan Pembekal

 

Perhubunan dengan pembekal perlu dijalinkan dengan baik tetapi tidak melebihi batasan berususan secara rasmi. Elakkan daripada terjebak dengan taktik-taktik halus yang digunakan untuk memenangi hati penilai untuk membeli sistem mereka. Suatu perkara yang penting ialah untuk tidak mendedahkan tawaran sesuatu pembekal kepada pembekal yang menjadi saingannya. Setiap pembekal hendaklah diberikan satu jadual penilaian sistem mereka masing-masing.

 

9. Kesimpulan