Make your own free website on Tripod.com
Jabatan Teknologi Pendidikan
Institut Perguruan Darulaman
Automasi Pusat Sumber

 

Pemilihan dan Penilaian Sistem Pengautomasian Pusat Sumber

  1. Pengenalan
  2. Usaha untuk melengkapkan pusat sumber dengan suatu sistem pengautomasian yang berkualiti tinggi adalah matlamat unggul bagi setiap pustakawan. Namun ianya bukanlah suatu proses yang mudah seperti yang disangkakan. Kesilapan memilih dan membeli sesuatu sistem itu akan mengakibatkan timbulnya berbagai-bagai masalah kemudian hari. Apatah lagi harga sesuatu sistem itu bukanlah murah. Justeru itu amatlah wajar bagi setiap pustakawan memiliki kemahiran dan pengetahuan yang luas dan lengkap mengenai selok-belok menilai dan menganalisa sistem pengautomasian yang bakal dibeli dengan serius.

  3. Tujuan Memilih dan Menilai
  4. Tujuan utama membuat penilaian pembelian sistem automasi pusat sumber ini ialah untuk memilih suatu sistem yang paling sesuai dan yang dapat memenuhi segala keperluan spesifik sesebuah pusat sumber itu. Di samping itu ia juga dapat mengelakkan berlakunya pembaziran wang, tenaga, masa, ruang dan salah fahan terhadap fungsi sesustu sistem yang dipasarkan oleh pembekal (Ab. Rahim & Ismail, 1982).

  5. Jawatankuasa Penilai
  6. Sebuah jawatankuasa khas penilai perlu dibentuk untuk mengesahkandan mengawai proses penilaian dibuat. Jawatankuasa ini dianggotai oleh jawatankuasa induk pusat sumber yang dikawal selia oleh jawatankuasa tender sekolah, dan beberapa ahli profesional dalam bidang pengautomasian. Mereka ini terdiri daripada ; konsultan bebas, direktor-direktor projek atau jawatankuasa bertugas yang mahir dalam bidang pengkomputeran, pengautomasian dan kepustakawanan.

  7. Kriteria Sistem Automasi Pusat Sumber Sekolah
Ciri-ciri yang perlu ada pada sesebuah sistem pengautomasian pusat sumber adalah seperti berikut:-
    1. Kesahihan data
    2. Tahap keselamatan
    3. Kaedah akses menu (Global Inter-change)
    4. Mesej bantuan
    5. Penjanaan surat/mel
    6. Kod palang dan label tulang buku
    7. Format katalog
    8. Antaramuka dengan pangkalan data luar
  1. Jenis-Jenis Perisian Sistem Dalam Pasaran
    1. ATLAS
    2. Dynix Automated Library System
    3. Techlib Plus
    4. Columbia Library System (CLS)
    5. VTLS & Micro-VTLS
    6. DOBIS/LIBIS
    7. Bibliographical Library System (BLS)
    8. Multilis
    9. URICA
    10. SISPUKOM
    11. GEAL
  2. Proses Perolehan Sistem
  3. Menurut Indahshah (1995) proses perolehan sistem adalah seperti berikut:

    1. Menyediakan keperluan perisian
    2. Mengenalpasti perisian yang dapat memenuhi keperluan PSS
    3. Menyediakan keperluan perkakasan
    4. Menghantar 'Order Request' (O/R) kepada pembekal dengan menyatakan keperluan perkakasan dan perisian
    5. Mengendalikan penilaian ke atas perkakasan dan perisian
    6. Melaksanakan prosedur pembelian perkakasan dan perisian
    7. Menguruskan kontrak dengan pembekal
  4. Proses Penilaian Sistem Automasi
Proses ini terbahagi kepada 6 peringkat utama:
    1. Baca dan nilai kertas-kertas cadangan 'Request for Proposal' (RFP) daripada semua pembekal
    2. Bandingkan rupabentuk sistem yang dipasarkan/ditawarkan dengan keperluan spesifik PSS
    3. Jemput pembekal untuk berbincang mengenai proposal
    4. Hadir sesi demonstrasi sistem
    5. Uji rupabentuk sistem yang tidak didemonstrasikan
    6. Berbincang dengan pengguna-pengguna lain.
  Langkah 1.

Membaca dan nilai proposal

Langkah 2.

Membandingkan bentuk sistem yang ditawarkan dengan keperluan PSS

  Langkah 3.

Jemput pembekal untuk berbincang mengenai proposal

Langkah 4

Menghadiri sesi demonstrasi sistem

Tujuannya ialah untuk melihat dan mencuba sendiri sistem yang ditawarkan itu.

Bagi sistem yang besar dan mahal, adalah perlu bagi jawatankuasa penilai mencubanya sehingga tempoh masa seminggu.

Pembekal perlu mendemonstrasikan pangkalan data dan sistem yang sebenar atau yang seumpama sistem yang bakal dibekalkan mengikut spesifikasi yang dipohon.

Pembekal juga dikehendaki menyediakan:

    1. Kakitangan terlatih yang mampu mendemostrasikan sistem dengan baik dan menjawab soalan-soalan praktikal.
    2. Dokumen-dokumen yang relevan
    3. Sistem yang sama seperti dalam O/R
    4. Sesi latihan pengendalian sistem
  Langkah 5

Menilai Bentuk Sistem Yang Tidak Didemostrasikan

 

 

Langkah 6

Berbincang dengan pengguna lain

 
  1. Teknik-Teknik Penilaian Lain
    1. Teknik Pemberatan Skor
    1. Teknik Penentuan Kos
    1. Teknik 'Bench-marking'
 
  1. Perhubungan dengan Pembekal
  2.  

    Perhubunan dengan pembekal perlu dijalinkan dengan baik tetapi tidak melebihi batasan berususan secara rasmi. Elakkan daripada terjebak dengan taktik-taktik halus yang digunakan untuk memenangi hati penilai untuk membeli sistem mereka. Suatu perkara yang penting ialah untuk tidak mendedahkan tawaran sesuatu pembekal kepada pembekal yang menjadi saingannya. Setiap pembekal hendaklah diberikan satu jadual penilaian sistem mereka masing-masing.

     

  3. Kesimpulan
Proses menilai pembelian sistem haruslah dikendalikan dengan penuh kewaspadaan, ketelitian dan kepakaran yang tinggi. Ini akan menjamin suatu pulangan yang berkualiti dan memenuhi keperluan spesifik PSS. Oleh kerana pengautomasian PSS adalah suatu fenomena yang baru di sekolah-sekolah di Malaysia, satu panel khas harus diberi latihan yang komprehensif dan mendalam dalam bidang ini. Justeru itu Kementerian Pendidikan Malaysia telah mengambil tanggungjawab sepenuhnya untuk memastikan keberkesanan proses penilaian dan pembeli sistem automasi di sekolah-sekolah.
 

Ke Laman Utama