Beberapa persediaan adalah perlu dalam perancangan pengkomputeran perpustakaan. Persediaan ini merangkumi peruntukan kewangan, perlantikan penyelaras projek, persediaan kakitangan, penyediaan tempat dan perhatian dan tindakan terhadap rekod-rekod perpustakaan.

Kewangan

Persediaan utama dan terpenting dalam projek pengkomputeraan perpustakaan ialah kewangan. Selain daripada peruntukan kewangan untuk memperolehi sistem komputer asas, peruntukan kewangan lain juga disediakan untuk membiayai kes-kes lain seperti: kos permulaan retrospektif, kos penyenggaraan, pembinaan, bilik komputer, pemasangan kabel eletrik, pemasangan penyaman udara, peralatan sampingan dan perabot, peta magnetik, disket komputer, kabel kod palang, alat pembaca label kod palang dan sebagainya. Pemerolehan sistem komputer bukanlah merupakan pembelian satu kali, bahkan melibatkan perbelanjaan dari masa ke semasa.

Penyelaras Projek/Projek Director.

Perkara kedua yang dianggap penting ialah menyediakan kakitangan. Sama ada sesuatu perpustakaan itu merancang untuk melaksanakan sistem yang kecil atau yang besar adalah mustahak untuk melatik seorang penyelaras projek sepenuh masa. Beliau perlu memberi sepenuh perhatian kepada beberapa fasa projek dan beliaulah yang mengambil perhatian terhadap perkara-perkara bersangkutan dengan pentadbiran dan teknikal, mempastikan aktiviti-aktiviti mengikut jadual dan seterusnya bertanggungjawab untuk melatih kakitangan kelak.

Persediaan Kakitangan

Sistem perpustakaan berkomputer melibatkan pembelian dalam proses-proses dan perjalanan kerja dan sudah semestinya memberi kesan kepada kakitangan. Dari itu persediaan terhadap kakitangan harus diambilkira. Semua kakitangan hendaklah dimaklumkan tentang rancangan pengkomputeran dan memberi kesedaran mengenai apa yang akan berlaku. Mereka juga harus diberitahu bagaimana sistem baru ini akan memberi kesan kepada perjalanan kerja di perpustakaan dan bagaimana hubungannya dengan kerja masing-masing. Di samping itu, pendedahan awal terhadap komputer dan pengetahuan asas mengenainya adalah perlu bagi mereka. Menghadiri kursus-kursus pengenalan komputer menjadi satu langkah penting ke arah ini, kerana penghargaan terhadap komputer dan pembiasaan diri dengannya akan membantu kakitangan untuk lebih bersedia dalam menghadapi sistem baru kelak.

Penyediaan Tempat.

Satu aspek yang harus diselesaikan sebelum sistem perpustakaan dipasang dan dilaksanakan ialah penyediaan tempat. Aspek ini meliputi:-

• Pembinaan bilik komputer
• Kemudahan hubungan dalam talian dan
• Penempatan terminal

Rekod-Rekod Perpustakaan

Beberapa persedia boleh dibuat terhadap rekod-rekod perpustakaan yang terlibat secara langsung alam projek komputer. Rekod-rekod yang dimaksudkan meliputi rekod pembekalan, peruntukan, kewangan, terbitan bersiri, katalog, butiran nashkah dan pengguna.

Pemilihan Sistem Perpustakaan

Pemilihan sistem perpustakaan adalah satu proses yang kompleks dan memerlukan pengetahuan yang mendalam dalam aspek berikut:-

1. Aspek Pengurusan Perpustakaan

Perpustakaan yang terlibat perlu mempunyai fahaman yang mendalam mengenai objektif automasi mereka. Fahaman ini juga merangkumi pengetahuan mengenai fungsi perpustakaan yang sedia ada iaitu secara manual. Mereka yang terlibat perlu merancang secara realistic akan sistem yang dikehendaki dan pada masa yang sama memberi ruang untuk limitations jika ada dari sistem berkenaan. Mereka juga perlu bersedia untuk menyediakan cadangan untuk pembaharuan yang akan dihadapi dalam proses penyesuaian dari sistem manual ke sistem berkomputer. Di sini penglibatan semua pegawai profesional adalah amat penting.

2. Aspek Sistem

1. Justification for automated library system
2. Capacity
3. Modules required
4. Configuration
5. Software
6. Automation in the library

1. Spesifikasi

Dalam proses penyediaan spesifikasi ini ia adalah amat penting untuk menentukan kejayaan projek automasi ini. Di sinilah aspek pengalaman dan pengetahuan dalam pengurusan perpustakaan dan sistem perlu digabungkan. Jika spesifikasi kabur dan tidak tepat, hasilnya boleh mengecewakan dan pembekal lebih berpeluang untuk menunjukkan sistem mereka dan tidak terikat kepada keperluan aliran kerja yang sebenarnya.

2. Pemilihan Sistem

• Hardware configuration
• Software system
• Maintenance
• Development capabilities
• Cost factors

1. Customization

Sistem yang telah dipilih perlu diperlajari secara terperinci oleh kakitangan profesional perpustakaan. Satu 'research projek' boleh dibuat mengenai sistem yang telah dipilih.

2. Implimentasi

1. Perancangan

Perancangan dari peringkat awal hingga ke peringkat akhir perlulah teliti dan terperinci. Perpustakaan perlu mempunyai gambaran yang nyata akan objektif mereka dan merancang dalam jangkamasa yang sesuai untuk diikuti. Pembekal dan perpustakaan perlu mengikut jadual perancangan ini dengan tepat.

2. Kepakaran dalam bidang pengurusan perpustakaan dan sistem

Dengan wujudnya sistem automasi di perpustakaan maka segala urusan pentadbiran dan juga urusan perkhidmatan kepada pengguna dapat berjalan dengan baik dan berkesan. Beban kerja yang ditanggung oleh kakitangn perpustakaan di dalam sistem manual dapat dikurangkan dan kerja-kerja pengendalian bahan-bahan perpustakaan dapat berjalan dengan sistemtik.
 

Ke Laman Utama